Haben Sie einen Kongress mit mehreren Tagungsräumen und vielen verschiedenen Referenten? Dann ist die zentrale Medienannahme das passende für Sie.
Durch Nutzung eines temporär verlegten Netzwerkes wird eine zentrale Präsentationsannahme ( Notebooks, Desktop-Pcs), mit den Vortragssälen physikalisch verbunden. Eine höchstmögliche Daten- und Funktionssicherheit für die Vorträge wird durch Back-Up-Lösungen gewährleistet. Zum einfachen Verteilen und Aufrufen der Präsentationen in den Vortragssälen wird eine spezielle Bedien-Software bereitgestellt. In den Vortragssälen eigenen sich idealerweise Notebooks.
Der Vorteil: Laufwege entfallen. Die zentrale Medienannahme bringt mehr Gelassenheit in den Ablauf eines Kongresses. Präsentationen können bis kurz vor Beginn der Veranstaltung verändert werden.
In der zentralen Medienannahme werden die Präsentationen von geschulten Technikern entgegengenommen und auf Lauffähigkeit geprüft. Ob mitgebrachte CD, DVD, USB-Stick oder Laptop (Notebook), alle Daten werden auf einem zentralen Server gespeichert.
Dort einmal verfügbar gemacht, steht einer erfolgreichen Präsentation aus technischer Sicht nichts mehr entgegen.
Die zentrale Verwaltung stellt außerdem sicher, dass immer die aktuelle Version aller Vorträge verfügbar ist.
- Was ist zu beachten bei einer Zentralen Medienannahme?
- Zentrale Medienannahme und "Mediacheck"
- Wie kommen die Präsentationen in die div. Räume?
- Saalmanager & Support
Der Einsatz von moderner Informationstechnologie hat sich auf internationaler Kongressebene zu einem unverzichtbaren, funktionalen Erfolgsfaktor entwickelt. Konnte sich die EDV ihren Weg anfangs nur über einige wenige Spezialanwendungen (wie die Registrierungs- und Abrechnungstechnik) in das Kongressgeschäft bahnen, so findet sich heute auf nahezu jedem Kongress eine Vielzahl von Anwendungsgebieten.
„Ich habe hier ein Magazin mit Glas-Dias für meinen Vortrag. Wo kann ich diese denn abgeben?. Dieser Frage oder ähnlichen Problemstellungen wird man als Veranstalter auf einem Fachkongress immer wieder begegnen. Sie zeigt beispielhaft auf, dass das Informationsmanagement im Vorfeld einer zu planenden Veranstaltung ein nicht zu unterschätzendes Risiko darstellt, dessen Tragweite mitunter von der bloßen Irritation einzelner Dozenten bis hin zum Entstehen einer vermeidbaren Missstimmung unter den Vortragenden reicht.
Worauf muss nun bei der Planung der Präsentations- und Vortragstechnik eines Kongresses grundlegend geachtet werden? Zunächst gilt es, zu analysieren, welche Präsentationstechnik eingesetzt werden soll, auf welche Art und Weise Präsentationen erstens dargeboten und zweitens in den Saal transportiert werden sollen. Den aktuell international üblichen Präsentationsstandard beschreibt die Software „Powerpoint“ des Hauses „Microsoft“.
Dieses mittlerweile in den Versionen „Powerpoint 97“, „Powerpoint 2000“, „Powerpoint XP“, „Powerpoint 2003“ und "PowerPoint 2007" verbreitete Präsentationstool für die Microsoft „Windows“-Systeme gilt als gängiger Standard. Die einfache, logische und gut strukturierte Handhabung dieser Software gestattet auch Einsteigern ein schnelles und sicheres Erstellen von Präsentationen. Resultierend aus der identischen Arbeits- und Gestaltungsoberfläche der Microsoft Betriebssysteme, erschließen sich dem Nutzer die grundlegenden Funktionen relativ problemlos. „Powerpoint“- Präsentationen können mittels eines Notebooks und eines in den Veranstaltungssälen fest installierten Beamers - auf eine Leinwand projiziert - wiedergegeben und einer großen Anzahl von Teilnehmern dargeboten werden.
Die frühzeitige Ankündigung, dass ein Kongress lediglich auf digitale Präsentationsmedien ausgelegt ist, ist eine in den Veranstaltungs- und Kongressunterlagen nicht zu vernachlässigende Grundinformation für die Dozenten. Ferner sollten die Medien auf denen Präsentationen eingereicht werden können (wie:CD, USB-Stick, Memory-Stick, CF-Karte, Diskette, ZIP-Diskette) und die diversen Kompatibilitätsstandards der Software eingehend erläutert werden. Es empfiehlt sich, den Sprechern das System der eingesetzten Präsentationstechnik präventiv zu erläutern, um Missverständnisse zu vermeiden. Informationen über den Abgabetermin und die Form der Präsentationsabgabe sind von großer Wichtigkeit. Im Regelfall reisen Dozenten nach einer langen und aufwändigen Phase der Präsentationsausarbeitung zu einem Kongress. Das reibungs- und problemlose Präsentieren ihrer Daten ist ihr vorrangiges Ziel, dessen lebendige und mitreißende Darstellung stets zu einem positiven Feedback in den nachträglichen Auswertungsgesprächen einer Veranstaltung führt.
Mussten Dozenten in den Anfangstagen der digitalen Präsentation im vorbereiteten Vortragssaal am entsprechenden Wiedergabe-PC in Eigenregie die Präsentationen mittels mitgebrachtem Datenträger auf die Festplatte übertragen, so geht man heute im Sinne der technischen und zwischenmenschlichen Konfliktvermeidung einen anderen Weg: Zentrale Präsentationserfassung und -verwaltung in einer Medienannahme im Registrierungsbereich der Veranstaltung. Betrachtet man die stetig steigende Zahl der Vorträge auf internationalen Fachkongressen, die heutzutage oft in die Tausende gehen kann, so kommt man ohne ein geeignetes Präsentationsmanagement nicht mehr aus.
Eine Zentrale Medienannahme, kann heute als unverzichtbares Element eines Kongresses angesehen werden.
Ermöglicht die Medienannahme den Rednern doch einen wesentlichen Zugewinn an Zeit und Sicherheit auf einem Kongress. Präsentationen können vom Redner in der Medienannahme auf fest installierten PCs oder Notebooks vor der endgültigen Abgabe überprüft und verändert werden. Nach Abgabe der Präsentation an das Team der Medienannahme beschränkt sich die Pflicht des Dozenten im weitesten Sinne nur noch auf das pünktliche Erscheinen im entsprechenden Vortragssaal, in dem die Präsentation bereits auf dem vor Ort befindlichen PC oder Notebook vorführbereit ist.
Auch ein „Vorab-Versand“ der Präsentationen per Mail oder das Einpflegen der Präsentation über eine Web-Oberfläche (Internet-Portal) auf eine vorbereitete Server-Struktur kann realisiert werden. Ein häufig auftretendes Stressmoment auf Kongressen kann so gezielt vermieden werden. Die Ausfallsicherheit der Wiedergabe-EDV in den Sälen erhöht sich ungemein, da die Technik nur noch von geschultem Support-Personal bedient wird und nicht mehr von einer Vielzahl von Sprechern.
- Beispiel: Oberflache auf den Präsentationslaptops
Die Präsentationen werden nach der Annahme auf einem Hochleistungsserver katalogisiert, abgelegt, verwaltet und auch „abgespielt“. Eine Netzwerkstruktur wird für den Zugriff der Säle auf dem Server in der Medienannahme genutzt. Das Support-Personal, in den Sälen, startet Morgens nur die Oberfläche, und es wird eine von uns eigen entwickelte Oberfläche angezeigt.
Der Redner muss dann nur noch seinen Namen anklicken um die Präsentation vom Server abzurufen bzw. zu starten. Im Saal werden die Präsentationen via Netzwerk über Notebooks abgerufen und gesteuert.
Dadurch, dass unser System sowohl Server basiert ist, als auch in den Räumen lokale Notebooks sind, kann bei einer Fehlfunktion des Serversystems ein "manuellen" Notbetrieb in den einzelnen Räumen gewährleistet werden und die Präsentationen können fortgeführt werden.
Parallel zu der Bildausgabe auf den in den Sälen installierten Projektoren, können bei dem System Kontrollmonitore oder Flachbildschirme für Beisitzer (so genannte „Chairmen“) verwendet werden.
Bei der genannten, durch Server unterstützten Präsentationsmodellen, ist die Nutzung einer „Hochverfügbarkeits-Lösung“ anzuraten. Da der Datenserver die entscheidende Rolle bei der Präsentationsablage und -verwaltung spielt, sollte hier ein redundantes (mehrere parallel arbeitende Server sichern die Hochverfügbarkeit ab) System aufgesetzt werden.
Die Qualität eines Kongresses ist neben der angesprochenen Technik auch wesentlich von der Dienstleistungsqualität des Personals abhängig. So ist es nachvollziehbar, dass Dozenten, die eine kompetente und freundliche Support-Dienstleistung seitens des Personals in der Medienannahme erfahren, mit der notwendigen „inneren Ruhe“ zu ihrem Vortrag erscheinen können. Dieser Zustand muss von dem betreuenden Personal in den Vortragssälen durch eine entgegenkommende Beratung und Hilfestellung weitergeführt werden. Es ist deshalb sehr wichtig, den Einsatz von „Saalmanagern“ in ein Kongresskonzept einzubinden, da neben der Koordination der verschiedenen Technikbereiche im Saal (Projektion, Beschallung, Präsentations-EDV) auch die psychologische Komponente der Betreuung wichtig ist. Wir bieten mit unseren Veranstaltungstechnikern das perfekte Personal dafür. Ihre gepflegtes auftreten, sicherer Umgang mit der Techik sowie der mehrsprachigkeit, sind die Personen ideal um Ihre Redner in den Vortragssälen zu betreuen.
Einem Haustechniker, der die Bild- und Tontechnik im Saal betreut, sollte an dieser Stelle seine Kompetenz natürlich nicht abgesprochen werden. Allerdings wird er die Funktion eines mehrsprachigen und erfahrenen „Saalmanagers“ nicht ersetzen können. Die ausreichende Dimensionierung dieses speziellen Personals muss in einer Kongressplanung rechtzeitig berücksichtigt werden.
Beachtet man die vorgenannten Grundlagen, technischen und personellen Charakters, so ist dies ein wichtiger Baustein für einen erfolgreichen Kongress.